Staj defterlerinin teslim süreçleri, format kuralları ve gerekli belgelere ilişkin hususlar aşağıda açıklanmıştır. Tüm öğrencilerin belirtilen kurallara eksiksiz uyması gerekmektedir.
1. Staj Defterlerinin Teslimi ve Format Kuralları
- Teslim Tarihi: Staj defterlerinin teslim tarihi dönem başladıktan sonra bölüm web sayfasında duyurulacaktır.
- Yazım Formatı: Staj defterleri, el yazısı ile veya bilgisayar ortamında hazırlanabilir.
- Ciltleme: Defterler spiralli veya ciltli olarak teslim edilmelidir. Poşet dosya içerisinde teslim edilen defterler kabul edilmeyecektir.
- Günlük Kayıt Esası: Her staj günü için defterde ayrı bir sayfa kullanılmalıdır.
- Defterin Hazırlanması: Staj süresince yapılan çalışmalar ve elde edilen kazanımların deftere nasıl aktarılması gerektiğine ilişkin genel bilgilendirme, Dekanlık Staj Bilgileri sayfasında yer almaktadır. Aynı dönemde iki farklı staj yapan öğrencilerin, her bir staj için ayrı staj defteri hazırlaması gerekmektedir.
2. E-Posta ile PDF Gönderim Kuralları (Zorunlu)
Hazırlanan staj defterleri, tüm evraklarıyla beraber (kapalı zarfta teslim edilmesi gereken Form-6 ve Form-7 hariç) taranarak, TEK BİR PDF DOSYASI halinde aşağıdaki e-posta adresine gönderilmelidir. Defterlerin taranıp gönderilmemesi veya uygun formatta hazırlanmaması halinde ilgili öğrencilerin stajları kabul edilmeyecektir.
- E-Posta Adresi: uygegt-eem@gazi.edu.tr
- Geçerli Mail Uzantıları: @hotmail ve @outlook uzantılı e-posta adreslerinden gelen mailler sistem tarafından iletilememektedir. Bu nedenle gönderimlerinizi mutlaka @gmail veya @gazi uzantılı e-posta adreslerinizden yapınız.
- E-Posta Konusu ve PDF Dosya Adı: Aşağıdaki şablona birebir uygun olmalıdır:
Staj Defteri - Öğrenci Adı Soyadı - Öğrenci Numarası
Örnek: Staj Defteri - Ahmet Yılmaz - 1234567890
3. Staj Defteri İçinde ve Yanında Bulunması Gereken Evraklar
A. Staj Defteri ile Birlikte Ciltlenecek Evraklar:
- İşyeri Tanıtım Formu (Form-2 – Defter İçerisinde)
- Öğrenci Tanıtım Formu (Form-3 – Öğrenci tarafından doldurulup onaylanmış olarak Defter İçerisinde)
- Staj Komisyonu Başkanlığına Yazılan Dilekçe (Form-5)
- Farklı Disiplinlerarası Birlikte Çalışma Formu (Form-10)
(**Form 10, staj yapılan firmada farklı mühendislik dallarıyla ortak bir çalışma yapıldıysa doldurularak ilgili mühendislik dalındaki amir tarafından imzalanmalıdır. Böyle bir çalışma yapılmamış olsa bile form boş olarak deftere eklenmelidir.)
- SGK İşe Giriş Bildirgesi (e-Devlet üzerinden alınacaktır.)
B. Defterden Ayrı Olarak Teslim Edilecek Evraklar:
- Staj Sicil Fişleri (Form-6 ve Form-7): KAPALI ZARFTA olmak zorundadır. Defterin yanında ayrı olarak teslim edilir.
- Endüstri Stajı Jüri Değerlendirme Formu (Form-9): Ayrı olarak hazırlanarak defterin arasında teslim edilir.
NOT (Form 1, 2, 3 ve 5 Hakkında):
- Form-1, Form-2, Form-3 ve Form-5 belgeleri, staj başvurusu yapıldığı aşamada öğrencilerimiz tarafından doldurulmuş ve komisyonumuzca incelenerek Bölüm Sekreterliği’ne bırakıldığı daha önce duyurulmuştu. Bu belgeleri henüz teslim almayan öğrencilerimiz, belgelerini Bölüm Sekreterliği’nden alabilirler.
- Belgelerini sekreterlikten alamayan, kaybeden veya belgesi bulunmayan öğrencilerin, ilgili formları güncel formatta tekrar doldurarak dosyalarına eklemeleri gerekmektedir.
4. Staj Belgeleri İade Gerekçeleri
Aşağıdaki durumların tespit edilmesi halinde staj belgeleri gerekçeleri belirtilerek iade edilecektir:
- Form-6 ve Form-7’de fotoğraf, iş yeri yetkilisi imzası veya kaşesinin eksik olması,
- Form-1’de iş yeri imzası ve kaşesinin bulunmaması,
- Staj defterindeki iş sayfalarının her birinde amir/yetkili imzasının veya kaşesinin eksik olması,
- Belgelerin cilt/spiral yerine poşet dosyada teslim edilmesi,
- Teslim edilen belgelerde herhangi bir eksiklik bulunması.
5. Önemli Notlar ve Hatırlatmalar
- Ücret Ödemeleri: İş yeri tarafından öğrenciye staj sürecinde herhangi bir ödeme yapıldıysa, ilgili formla birlikte banka dekontu Öğrenci İşleri’nden Ahmet Özdemir’e ulaştırılmalıdır. Herhangi bir ödeme yapılmadıysa bu hususta bir belgeye veya işleme gerek yoktur.
- Güncel Belgeler: Staj defteri formatına ve gerekli formlara bu duyuru üzerindeki bağlantılardan veya Dekanlık Staj Bilgileri sayfasından ulaşılabilir. Sadece güncel formatlı belgeler kabul edilecektir.
- Staj defterinin Word formatına buradan ulaşılabilir.
